Wichtige Information zu Terminabsagen und Ausfallgebühr (gültig ab 10.07.2025)

Unsere dermatologische Facharztpraxis ist spezialisiert auf ambulante Operationen, systemische Therapien für Patienten mit sehr schweren blasenbildenden und schuppenbildenden Hauterkrankungen, sowie die Betreuung seltener Krankheitsbilder (z.B. chronische Prurigo und Akne inversa). Außerdem führen wir regelmäßig klinische Studien durch. Dadurch sind unsere Termine oft auf lange Zeit ausgebucht. Aktuell müssen wir täglich etwa 30 Anfragen ablehnen, weil keine Termine mehr frei sind. Gleichzeitig erleben wir im Schnitt 8 Nicht-Erscheinen pro Tag, bei denen Patienten ihren vereinbarten Termin nicht wahrnehmen und auch nicht rechtzeitig absagen. Dies führt zu ungenutzten Zeitfenstern, in denen wir keine anderen Patienten behandeln können – verlorene Zeit, die einem anderen wartenden Patienten hätte zugutekommen können.

Nach reiflicher Überlegung im Kollegenkreis und vielen Gesprächen mit unseren Mitarbeiter*innen haben wir uns daher entschlossen, eine neue Regelung für Termine einzuführen. Unser Ziel ist es, Fairness für alle Patienten zu schaffen und unsere begrenzten Ressourcen optimal zu nutzen. Wir möchten Sie im Folgenden über diese neue Termin-Policy informieren und bitten um Ihr Verständnis.

Warum führen wir eine Ausfallgebühr ein?

Leider kommt es immer häufiger vor, dass Patienten Termine nicht wahrnehmen, ohne vorher Bescheid zu geben. Die Gründe mögen vielfältig sein – von Terminvergessen bis hin zu plötzlich auftretenden Ereignissen. Für uns als Praxis bedeuten solche ungeplanten Ausfälle jedoch, dass wertvolle Arztzeit ungenutzt bleibt. Während also viele andere Patienten auf einen Termin warten (und wir täglich ~30 Anfragen nicht erfüllen können), bleiben im Durchschnitt 8 Termine pro Tag ungenutzt, weil keine Absage erfolgte. Das ist für unser Team sehr ärgerlich und vor allem unfair gegenüber den wartenden Patienten. Denn jeder Patient kann seine Handynummer und/oder Mailadresse bei uns hinterlegen und wird automatisch kostenlos per SMS und/oder E-Mail an seinen Termin erinnert. 

Nach langer Abwägung haben wir entschieden, ein sogenanntes Ausfallhonorar einzuführen – also eine Gebühr für Termine, die ohne rechtzeitige Absage versäumt werden. Dieser Schritt ist uns nicht leicht gefallen. Wir wissen, dass dies eine Änderung für unsere Patienten bedeutet. Allerdings sehen wir hierin die einzige Möglichkeit, die Terminausfälle zu reduzieren und allen Patienten insgesamt einen besseren Service zu bieten. Bitte verstehen Sie, dass uns durch nicht wahrgenommene Termine Kosten entstehen – beispielsweise durch Vorbereitungen und freigehaltene Personal- und Arztkapazität und bestehende Fixkosten. Die Ausfallgebühr soll lediglich einen Teil dieses Ausfalls abdecken und hilft uns, die Versorgung für alle aufrechtzuerhalten.

Wir haben uns bemüht, die Regelung so patientenfreundlich und kulant wie möglich zu gestalten. Wichtig ist: Wer rechtzeitig absagt, zahlt natürlich nichts. Die Gebühr fällt wirklich nur dann an, wenn ein Termin ohne ausreichende Vorankündigung nicht genutzt wird. Im nächsten Abschnitt erklären wir, was "rechtzeitig" bedeutet und wie Sie Termine absagen können.

Neue Regelung bei nicht wahrgenommenen Terminen

Ab sofort gilt in unserer Praxis folgende Vorgehensweise bei Terminabsagen und No-Shows:

• Absagefrist: Wenn Sie einen Termin nicht einhalten können, sagen Sie ihn bitte mindestens einen Werktag (24 Stunden) vor dem Termin ab (Wochenenden und Feiertage zählen nicht mit). Nur so haben wir die Chance, den Termin neu zu vergeben und einem anderen Patienten anzubieten.

• Ausfallgebühr: Nehmen Sie einen Termin ohne rechtzeitige Absage nicht wahr, müssen wir Ihnen leider eine Ausfallgebühr in Rechnung stellen. Diese pauschale Gebühr wird fällig, weil uns durch den Ausfall ein finanzieller und zeitlicher Schaden entsteht. Wir versichern Ihnen, dass wir die Höhe dieser Gebühr angemessen und so niedrig wie möglich festgesetzt haben – sie dient lediglich dazu, einen Teil der durch den Leerlauf entstandenen Kosten zu decken, nicht um Gewinn zu machen.

• Gleichbehandlung: Diese Regelung gilt für alle Patienten, unabhängig davon, ob Sie privat oder gesetzlich versichert sind. Jeder Termin bei uns ist kostbar – für Kassen- und Privatpatienten gleichermaßen. Wir möchten gegenüber allen Patienten fair und einheitlich handeln.

Ausfallgebühren unserer Praxis (gültig ab sofort)

• Nicht abgesagter regulärer Sprechstunden- oder Kontrolltermin: 20 Euro

• Nicht abgesagter Laser-, Botox-, Hyaluron-, Sculptra- oder Studientermin: 50 Euro

• Nicht abgesagter Operationstermin: 25 % der OP-Kosten (Die genauen Kosten erfahren Sie im Aufklärungsgespräch und können jederzeit bei uns erfragt werden.)

So können Sie Ihren Termin absagen

Es ganz einfach, einen Termin rechtzeitig abzusagen. Nutzen Sie dafür bitte einen der folgenden Wege:

• Telefonisch über unsere Rezeption: Rufen Sie uns an unter Tel. 02191-963940 und teilen Sie mit, welchen Termin Sie absagen möchten. Unsere MitarbeiterInnen sind gerne für Sie da.

• Nachricht auf dem Anrufbeantworter: Außerhalb der Sprechzeiten und auch während der Sprechzeiten können Sie jederzeit eine Nachricht hinterlassen. Rufen Sie hierfür unser Rezepttelefon unter Tel. 02191-6924544 an und nennen Sie Ihren Namen, Geburtsdatum und den Termin, den Sie nicht wahrnehmen können. Wir hören den Anrufbeantworter regelmäßig ab.

• Persönlich in der Praxis: Sie können den Termin auch direkt vor Ort in unserer Praxis absagen – entweder selbst oder indem Sie einen Angehörigen vorbeischicken, falls Sie verhindert sind.

• Online über unsere Webseite: Auf unserer Homepage finden Sie ein Kontaktformular "Termin absagen". Tragen Sie dort Ihre Daten und den betreffenden Termin ein. 

Kulanz und Verständnis in Ausnahmefällen

Uns ist bewusst, dass es Ausnahmesituationen gibt, in denen man einen Termin nicht rechtzeitig absagen kann. Natürlich werden wir solche Fälle mit der notwendigen Kulanz behandeln. Wenn Sie etwa durch eine plötzliche schwere Erkrankung oder einen Notfall verhindert sind, sagen Sie bitte sobald wie möglich Bescheid. In begründeten Ausnahmefällen (z.B. nachweislich unerwartete Krankheit, Unfall o.ä.) werden wir auf die Ausfallgebühr verzichten. Ein ärztliches Attest oder ein anderer Nachweis des Hinderungsgrundes hilft uns dabei, den Ausfall als entschuldigt zu betrachten. Zögern Sie nicht, mit uns zu sprechen – wir suchen immer gemeinsam mit Ihnen nach einer fairen Lösung, falls Sie unverschuldet einen Termin versäumen.

Unsere neue Terminregelung soll keine Bestrafung, sondern eine Verbesserung für alle darstellen. Indem wir "No-Shows" reduzieren, können wir unseren Terminplan effizienter gestalten. Davon profitieren alle Patienten.

Vielen Dank für Ihr Verständnis und Ihre Mithilfe! Gemeinsam sorgen wir dafür, dass die wertvolle Zeit unserer Ärzte und Mitarbeiter optimal genutzt wird – zu Ihrem Wohle und zum Wohle aller Patienten, die auf unsere Behandlung vertrauen. Wir sind weiterhin mit vollem Engagement für Sie da und freuen uns, Sie in unserer Praxis begrüßen zu dürfen.

Rechtlicher Hinweis zur Ausfallgebühr

Mit der Vereinbarung eines Termins in unserer Praxis kommt ein Dienstvertrag im Sinne von § 611 ff. BGB zustande. Darüber hinaus unterzeichnen ab dem 10.07.2025 alle Patienten eine Einverständniserklärung zur Ausfallgebühr. Wir verpflichten uns, für Sie eine bestimmte Zeitspanne exklusiv freizuhalten – einschließlich der erforderlichen personellen, organisatorischen und räumlichen Ressourcen. Als Patient*in verpflichten Sie sich im Gegenzug, diesen Termin wahrzunehmen oder rechtzeitig abzusagen. Wird ein solcher Termin nicht mindestens 24 Stunden vorher (ein voller Arbeitstag ohne Wochenenden/Feiertage) abgesagt, und erscheint der/die Patient*in nicht, so entsteht unserer Praxis ein nicht zu ersetzender Zeitverlust. Ein kurzfristiges Nachbesetzen ist faktisch ausgeschlossen, da wir bis zum Terminbeginn offenhalten müssen, ob der Patient ggf. doch noch erscheint. Nach ständiger Rechtsprechung – z. B. in Anlehnung an BGH-Urteil vom 08.06.2011 (Az. XII ZR 17/09) – darf eine angemessene Ausfallentschädigung verlangt werden, wenn ein vereinbarter Termin ohne rechtzeitige Absage nicht wahrgenommen wurde. Dies gilt insbesondere bei Arztterminen, bei denen die Praxis ihre Leistung ausschließlich für den/die Patient*in vorhält, ohne Möglichkeit zur parallelen Behandlung anderer Patienten (sogenannte Bestellpraxis). Die Ausfallpauschale stellt ausdrücklich keine Vertragsstrafe oder Bereicherung dar, sondern dient lediglich dem teilweisen Ausgleich des tatsächlich entstandenen Schadens (wie Personalbindung, Raumnutzung, Vorbereitungszeit, entgangener Honoraranspruch, organisatorischer Aufwand). Sie ist daher rechtlich zulässig, wenn die Absagefrist nicht eingehalten wurde.

§ 615 Satz 1 BGB regelt hierzu: „Kommt der Dienstberechtigte mit der Annahme der Dienste in Verzug, so kann der Verpflichtete für die infolge des Verzugs nicht geleisteten Dienste die vereinbarte Vergütung verlangen, ohne zur Nachleistung verpflichtet zu sein.“ Das bedeutet: Auch wenn die medizinische Leistung nicht erbracht wurde, bleibt der Vergütungsanspruch erhalten – sofern der Patient den Termin schuldhaft nicht wahrgenommen hat.